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Was können wir tun, um Besprechungen effektiver zu gestalten?

Oft haben wir mit den folgenden Problemen zu kämpfen:

• Zu viele Besprechungen reihen sich aneinander und man kommt gar nicht mehr zum Arbeiten.
• Man / Frau nimmt an einer Besprechung teil und weiß gar nicht warum.
• Es gibt keine klare Agenda.
• Das Ergebnis ist unklar.
• "Die Besprechung hätten wir auch mit einer E-Mail erledigen können."
• Wie gestalte ich eine Besprechung, bei der ein Teil der Teilnehmer remote und der andere im Büro teilnimmt?

Größere Aufgaben lassen sich effizient nur dann erledigen, wenn man die Aufgabenlast auf mehrere Schultern gleichzeitig verteilt. Ein synergetischer Effekt stellt sich dann ein, wenn die involvierten Personen in einem Team zusammen arbeiten. Davon profitieren nicht nur die Auftraggeber, sondern auch die Teammitglieder, weil in der Regel die Motivation und der Spaß an der Aufgabe zunimmt. 

In dem folgenden Artikel beleuchte ich die Teamarbeit aus der Sicht eines Teamleiters. Dabei befinden sich die folgenden Punkte im Focus:

• Das Team organisiert sich selbst.
• Die Rolle des Teamleiters.
• Kommunikation
• Äußere Einflüsse
• Transparenz

Ich habe seit rund zwei Jahren die Rolle eines Teamleiters für ein Team von Software-Entwicklern, das neben verschiedenen Web-Projekten auch mit dem Tagesgeschäft und der Pflege von Websites beauftragt ist. Ich habe eine Ausbildung als Scrummaster und bin zertifizierter Software-Architekt. Seit Jahren bin ich in der Rolle eines tech leads und begleite bei Projekt-Spezifikationen. Natürlich war ich vor meiner Tätigkeit als Teamleiter auch Mitglied eines Teams, dennoch sollte der Leser berücksichtigen, dass dieser Artikel subjektiv aus der Sicht eines Teamleiters geschrieben ist. Aber vielleicht gerade deswegen kann ich sagen, dass bei der Teamarbeit das Team und damit jeder Einzelne im Team im Mittelpunkt steht.

Der Responsibility Process lässt sich in sehr vielen verschiedenen Situationen und Bereichen anwenden. Diese beinhalten private wie berufliche Aufgaben bzw. Verantwortungsbereiche. Oft merken wir gar nicht, dass es sich um Verantwortung handelt, oder es eine sein könnte. Viel zu oft finden wir uns in der Situation von Verpflichtung, Rechtfertigen, Schämen, Beschuldigen oder Leugnen -- auch wenn wir uns dessen nicht bewußt sind. Manchmal schiebt man auch eine Verpflichtung von sich weg und dennoch (oder gerade deshalb) belastet sie einen.

In der Software-Entwicklung wird aus Wissen ein Produkt, das Programm, das es den Nutzern leichter macht, Dinge zu tun, ohne das dabei verwendete Wissen vollständig zu besitzen. Je mehr und je effektiver Wissen in die Software fließt, desto besser ist die Software, und desto zufriedener sind die Nutzer. Wissen, die Verteilung des Wissens und die Anwendung sind entscheidende Faktoren für den Erfolg von Software. Im folgenden Artikel geht es um die Verteilung des Wissens, wer dafür gerade steht und wie man das effizient anstellt.

Wie ist Verantwortung auf Management und Team aufgeteilt? Was kann der einzelne dazu beitragen, der Verantwortung gerecht zu werden? Welche Rolle spielen Hormone dabei? Wie kann der einzelne im Team für eine bessere Zusammenarbeit sorgen? Diese Fragen versuche ich in diesem Artikel zu beantworten.

Warum ist feedback wichtig für die persönliche Weiterentwicklung und das Miteinander in der Gruppe? Was hat feedback mit einer guten Lernkultur zu tun? Antworten hierzu soll der folgende Artikel liefern.

Egal ob zu Schulzeiten oder später im Berufsalltag, in jeder Lebensphase lernen wir dazu. Dem Schulalltag Entflohene haben oft das Gefühl, das Lernen fällt schwerer als in jungen Jahren. Aufgrund von ständigen Veränderungen im Berufsleben und in der Umwelt wächst der Druck dazu zu lernen. Um dieser Situation besser gerecht werden zu können, macht es Sinn, das Lernen möglichst effektiv zu gestalten.

Im Folgenden gehe ich auf die Motivation zum Lernen, auf die Medien, die eingesetzt werden, auf die Prinzipien beim Lernen und auf effektive Lernmethoden ein.

Kreativität und logisch denkende Entwickler - passt das zusammen?

Kreativ, wie ein Künstler, Maler? Kreativ wie ein Handwerker oder Tüftler?

Welcher Software-Entwickler glaubt, dass er so kreativ wie ein Künstler arbeitet? Wie ein Handwerker? Wer glaubt, dass ein Entwickler nicht kreativ ist?

Das Prinzip des Timeboxings besagt, dass der Zeitrahmen vor Beginn des Meetings feststeht. Das bedeutet, dass der Beginn und vor allem das Ende genau eingehalten werden. Können Dinge nicht in diesem Rahmen besprochen werden, werden sie beim nächsten Meeting je nachdem, wie wichtig sie sind, nachgeholt. Das Ergebnis dieses Verfahrens ist, dass

• im Meeting die wichtigen Dinge wirklich zuerst besprochen werden,
• die Meetings automatisch effizienter werden
• sich die Effizienz mit kürzeren Zeiteinheiten steigern lässt

So weit die Theorie. Aber wie lässt sich das in die Praxis umsetzen?

Heute hatte ich ein weiteres positives Erlebnis mit Scrum. Um zu begreifen, wie es dazu kam, muss ich eine kleine Vorgeschichte erzählen. Letzte Woche hatte ich die Möglichkeit, bei Boris Gloger ein Certified Scrum Master Training zu besuchen. Das war das erste positive Scrum Erlebnis in jüngster Vergangenheit.

Aus aktuellem Anlass lese ich gerade weider einmal das Buch Scrum: Produkte zuverlässig und schnell entwickeln von Boris Gloger. Der Anlass ist meine Teilnahme am Certified Scrum Master Training in München Ende Juni. Der Trainer ist Boris Gloger. Nach dem Kurs werde ich berichten, wie es war. Eines ist aber schon sicher. Mit Scrum bist Du nicht alleine und darfst auch nicht alleine gelassen werden. Neben dem Scrum-Master spielt natürlich das Team eine entscheidende Rolle. Aber auch der Product-Owner, den ich in der Überschrift einmal mit Auftraggeber gleichgesetzt habe, muss mitspielen. Hierfür gibt es übrigens auch eigene Kurse. Wenn jemand neu mit der Scrum-Methode in Berührung kommt, stößt er sich vielleicht zu Beginn an der Evangelisierung. Man muss die Methodik an die Leute bringen. Denn wenn man Erfolg haben möchte müssen alle mitspielen. Aber der Schritt lohnt sich, denn die Arbeit macht dadurch mehr Spaß.

Wir entscheiden uns nicht gern. Und wenn wir es einmal getan haben, dann vergessen wir den Weg dorthin und manchmal sogar auch die Entscheidung selbst. In seltenen Fällen machen wir sogar so weiter, als ob nichts gewesen wäre. Dabei könnten getroffene Entscheidungen einem das Leben leichter machen und einiges an Zeit sparen. Warum das so ist, erkläre ich Ihnen jetzt.

Einen neuen Service zur Umsetzung von Methoden des Zeitmanagements bietet Thomas Steglich auf der Website tseitmanagement.de an: ein eBook, Seminare, individuelles Training und eine online Software zur Aufgaben-Verwaltung.

Wie verwalten Sie Ihre Aufgaben? Im Prinzip haben Sie eine oder mehrere Stichpunkt-Listen. Manchmal werden die Aufgaben auch mit Terminen gekoppelt. Dann sind die Termine oft Zeitpunkte, an denen die Aufgabe erledig sein muss, oder Termine, an denen Sie meinen, die Aufgabe erledigen zu können. Im ersten Fall werden Sie an den Termin erinnert, die Aufgabe muss aber schon erledigt sein, und Sie kommen zu spät. Im zweiten Fall werden Sie bei der Ausführung der Aufgabe zum Termin unterbrochen oder müssen das Erledigen ganz verschieben. Das erzeugt mehr Organisations-Arbeit und zusätzlichen Druck. Am schlimmsten sind aber die Aufgaben, die in den Terminkalender eingetragen werden, und eigentlich gar keine Termine sind. Jetzt stehen sie aber dort in Granit gemeißelt und üben Zeitdruck aus.

Verlag: Piper; Erstauflage Mai 2008;
Endlich gibt es David Allens zweites Buch Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life auch in einer deutschen Übersetzung. Schade, dass der englische Originaltitel so frei übersetzt wurde, denn er trifft den Inhalt des Buches weitaus besser. Aber vielleicht liegt das daran, dass David Allens Methode Getting Things Done und sein erstes Buch Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag, in der englischen Originalausgabe betitelt mit Getting Things Done - The Art of Stress-Free Productivity, in Deutschland leider noch nicht so bekannt sind. Über das erste Buch wurde hier schon berichtet. Das zweite ist nicht unbedingt als Fortsetzung zu sehen. Es geht vielmehr darum, den Leser zu motivieren und die Ursachen zu beleuchten, warum die Getting Things Done Methode so erfolgreich ist.