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Der Computer wird hauptsächlich für die Darstellung von Inhalten welcher Art auch immer verwendet. Dazu verwendet man unterschiedliche Software und das Ergebnis ist meist ein Dokument, das auf differenzierte Verwendungen ausgerichtet ist. Der Anwender hat aber die Qual der Wahl: Welches Programm soll er benutzen und welche Art von Dokumente soll er damit erzeugen. Oft fällt diese Entscheidung mehr oder weniger zufällig.


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1. Welches Programm?

Die zufällige Entscheidung für den ein oder anderen Weg, Inhalte darzustellen, wird oft durch das Programm bedingt, das gerade zur Hand ist. Vielleicht ist das aber nicht unbedingt ein optimales Auswahl-Kriterium. Der wohl zweit häufigste Grund für oder gegen eine Software ist der subjektive Eindruck des Benutzers, wie gut und schnell und vor allem ohne weitere Komplikationen er mit dem Programm umgehen kann. Diese Argumentation macht nun schon wesentlich mehr Sinn, da letztendlich der Computer den Menschen unterstützen soll und nicht umgekehrt. Leider hat man oft den Eindruck, dass manche (auch große) Software-Hersteller (fast) gar nicht auf die Belange und Bedürfnisse der Benutzer eingehen. Viele Programme sind zu umständlich, zu kompliziert, zu groß und viel zu träge. Die Einarbeitungszeiten sind zu lange und die Arbeitsschritte wenig intuitiv. Die Gestaltung der Programmoberfläche wird zu sehr von der Programmierung der Software beeinflusst als vom Arbeitsablauf beim Benutzer. Vielleicht wird gerade deshalb die Entscheidung aufgrund der Software für den einen Weg der Dokumenten-Erstellung gefällt.

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2. Welches Dokumenten-Format?

Die Entscheidung für oder gegen ein Dokumenten-Format wird oft dem Programm überlassen. Dort ist ein Standard-Format eingestellt, das meist ohne groß zu überlegen übernommen wird. Viele Programme bieten aber eine Vielzahl an Möglichkeiten, das Dokument in unterschiedlichen Formaten ab zu speichern. Problematisch hierbei dürfte dann aber wiederum sein, dass nicht alle Formate alle Darstellungsmöglichkeiten der Software unterstützen. Ein weiterer Grund für die Standard-Einstellung des Speicherns.


Ein anderes Kriterium für oder gegen ein bestimmtes Format ist der Verwendungszweck des Dokuments. Dieser wiederum wird durch die Zielgruppe, das Medium und die Weiterverarbeitung bestimmt. Meistens fällt der letzte Punkt weg, wenn nicht, muss man sich überlegen, welchen Komfort braucht man bei der Bearbeitung eines Dokumentes durch mehrere Benutzer. Es gibt zum Beispiel sehr komfortable Möglichkeiten der Änderungsverfolgung, wobei klar hervorgeht, welcher Benutzer zu welcher Zeit was am Dokument verändert hat.


Das zweitwichtigste Kriterium ist das Medium. Soll das Dokument auf einem Bildschirm bereitgestellt werden oder wird es ausgedruckt und in der Papierform konsumiert. Trotz der vielen Möglichkeiten, die wir mit der Darstellung von Inhalten auf dem Bildschirm haben, werden viele Dokumente - vor allem dann, wenn sie länger sind, ausgedruckt und dann gelesen beziehungsweise weiterverarbeitet. Das bedeutet, dass egal um welchen Inhalt es sich handelt, er im Zweifelsfall so aufbereitet werden muss, dass er in der Druckform auch noch zur Wirkung kommt.


Das letzte Kriterium, das oben angesprochen wurde, ist die Zielgruppe. Die Informationen, sprich die Inhalte sollen bei der Zielperson ankommen und von ihr in einer optimalen Art und Weise verarbeitet werden können. Das schließt zum Beispiel folgende Punkte mit ein: Ist es für die finale Anwendung des Dokumentes wichtig, zum Beispiel Teile des Dokumentes (Texte oder Abbildungen) entnehmen zu können, oder Verweise auf bestimmte Inhalte erstellen zu können. Kann die Zielgruppe das Dokument mit ihrer Software, die sie hat, überhaupt öffnen und die Inhalte darstellen. Hierbei spielt der Verbreitungsgrad der Software eine Rolle.


Ein weiteres Kriterium, an das kaum einer zu denken wagt, ist die Möglichkeit eines Dokumenten-Formats zur Archivierung. Das bedeutet, dass dieses Dokument eventuell noch in einer mittelfristigen Zukunft noch zu öffnen respektive zu lesen ist.

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3. Archivierung

Durch den ständigen und sehr schnellen Fortschritt, den die Elektronische Daten-Verarbeitung mit sich bringt, ist dies ein Argument, das bei wichtigen Dokumenten sehr wichtig ist, das aber oft nicht gesehen wird. Man braucht ja nur einmal daran zu denken, ob man ein Dokument, das mit einer frühen Word-Version erstellt wurde, heute noch öffnen kann. Kritischer wird es mit Dokumenten, die von Programmen erzeugt wurden, die nicht mehr weiter entwickelt werden und in Zukunft nicht mehr zu haben sind oder auf neuen Computern gar nicht mehr laufen. Die Lösung des Problems ist gar nicht so einfach, aber die Entscheidung für ein Dokumenten-Format dürfte hier auf diejenigen fallen, die von sehr vielen Programmen unterstützt werden und die eine breite Anwendung haben. Ein sehr gutes Beispiel ist hier das PDF Format, das zwar ebenfalls ständig weiterentwickelt wird, aber das immer noch aufwärtskompatibel ist.


Interessant dürften bezüglich dieses Gesichtspunktes auch OpenSource Formate, wie zum Beispiel das OpenDocument-Format, werden. Aufgrund der Offenlegung des Standards der internen Darstellung von Form und Inhalt der Dokumente könnten diese Formate sich zu einem neuen Standard entwickeln, weil sie durch viele Programme genutzt werden können. Entscheidend ist aber wie viele Entwickler und Software-Firmen auf diesen Zug aufspringen und wie flexibel diese Formate sind.

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4. Bedeutung für den Einzelfall

Was bedeuten diese ganzen Erkenntnisse nun für Ihren Dokumenten-Workflow? Sie sollen eine Anregung sein, dass Sie die Entscheidung für oder gegen eine Software zur Erstellung von Inhalten in einem bestimmten Dokumenten-Format kritischer überdenken. Wahrscheinlich ist es sinnvoll, dass egal welches Dokument zu welchem Zweck erstellt wird, eine Kopie des Dokuments in einer PDF-Datei anzulegen, da diese universell einsetzbar ist und am wahrscheinlichsten noch in unbestimmter Zukunft lesbar ist.


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